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Organiser un événement durable à l’international : 4 agences témoignent Organising a sustainable international event: 4 agencies speak out
Organiser un événement durable à l’international : 4 agences témoignent Organising a sustainable international event: 4 agencies speak out
Élodie Dufour, directrice du marketing du Pôle Incentive et Travel chez WMH Project / Marketing Director of the Incentive and Travel Division at WMH Project
« Nous contribuons à hauteur de 20 % à la compensation carbone »
“We contribute 20% to carbon offsetting”
Un événement durable peut-il se tenir à l’étranger ? Can a sustainable event be held abroad?
Élodie Dufour : Oui, dès lors qu’il se décide de manière écoresponsable dès le brief. En toute honnêteté, organiser la totalité d’un événement durable en dehors de France arrive très rarement. Mais nous pouvons agir sur plusieurs aspects, comme le transport, l’hébergement, l’alimentation, les activités. Nos expériences passées donnent des idées aux nouveaux clients.
Yes, as long as the decision is taken in an eco-responsible way right from the brief. In all honesty, organising an entire sustainable event outside France is very rare. But we can act on several aspects, such as transport, accommodation, food and activities. Our past experience gives new clients ideas.
Comment concilier le transport en avion avec la notion de durabilité ? How can air travel be reconciled with the notion of sustainability?
Élodie Dufour : Ce serait dommage de limiter le tourisme dans le monde ! Tout d’abord, nous privilégions le train jusqu’à 5h de trajet. Au-delà nous proposons des liaisons aériennes directes, de préférence en Airbus A320neo, qui consomment moins de carburant. Au-delà de 7h de vol, nous suggérons de passer 6 nuits sur place. L’autre réflexe est de voyager léger à bord, sachant qu’un kilo en moins par passager génère une économie de 50 tonnes de kérosène par an. Nous organisons d’ailleurs des concours de la valise la plus légère, avec des cadeaux à gagner, comme des massages. Si l’événement a lieu dans un pays chaud, nous incitons les participants à acheter des vêtements sur place, et à les laisser avant leur retour en France.
It would be a shame to limit tourism around the world! First of all, we prefer to travel by train for journeys of up to 5 hours. Beyond that, we offer direct flights, preferably by Airbus A320neo, which use less fuel. For flights of more than 7 hours, we suggest spending 6 nights on site. The other reflex is to travel light on board, bearing in mind that one kilo less per passenger generates a saving of 50 tonnes of paraffin per year. We also organise competitions for the lightest suitcase, with prizes to be won, such as massages. If the event takes place in a hot country, we encourage participants to buy clothes locally and leave them behind before they return to France.
Dans quels pays vous dirigez-vous ? Which countries are you heading for?
Élodie Dufour : Certains pays sont très avancés en matière de protection de l’environnement, comme le Danemark ou l’Islande. Mais il est plus difficile d’y organiser des opérations « plages propres », car elles sont déjà propres ! Nous aimons aussi aller en Espagne (Barcelone et Séville), au Portugal (Lisbonne et Porto) ou au Maroc, où le tourisme solidaire bénéficie d’un bon écosystème. La Belgique, la Suisse et l’Italie sont sensibles à la cause environnementale. Plus loin, en Asie, le Vietnam et le Cambodge offrent des actions palpitantes avec l’aide de prestataires locaux.
Some countries are very advanced in terms of environmental protection, such as Denmark and Iceland. But it’s more difficult to organise ‘clean beach’ operations there, because the beaches are already clean! We also like to go to Spain (Barcelona and Seville), Portugal (Lisbon and Porto) or Morocco, where solidarity tourism benefits from a good ecosystem. Belgium, Switzerland and Italy are also sensitive to environmental issues. Further afield, in Asia, Vietnam and Cambodia offer exciting activities with the help of local service providers.
Quels sont vos critères de choix ? What are your selection criteria?
Élodie Dufour : Pour nous aider, nous nous appuyons sur les fiches FairScore de FairMoove, qui analysent différents critères dans 68 pays, comme le nombre d’emplois liés au tourisme, les conditions des travailleurs, la disponibilité de l’eau, la gestion des déchets, mais aussi les inscriptions au patrimoine mondial par l’Unesco. Lors des appels d’offres, nous présentons trois fiches documentées aux clients.
To help us, we rely on FairMoove’s FairScore scorecards, which analyse various criteria in 68 countries, such as the number of jobs linked to tourism, workers’ conditions, water availability, waste management and Unesco world heritage listing. When we issue invitations to tender, we submit three documented sheets to our customers.
Quels types d’actions menez-vous sur place ? What types of action are you taking on site?
Élodie Dufour : Elles sont d’ordre écologique, comme la collecte de déchets ou de la restauration de mangrove, comme à Abu Dhabi par exemple. Elles sont à dimension sociale, comme la rénovation de salles de classe en Afrique du Sud, ou une immersion dans la jungle au Panama avec une tribu autochtone. Ces actions ont un coût, certes, mais pas plus élevé qu’une excursion en 4×4 !
They are ecological, such as waste collection or mangrove restoration, as in Abu Dhabi for example. They have a social dimension, such as the renovation of classrooms in South Africa, or an immersion in the jungle in Panama with an indigenous tribe. These actions do have a cost, but no more than a 4×4 excursion!
Comment les clients réagissent-ils à la proposition de compenser le CO2 ? How do customers react to the offer to offset CO2?
Élodie Dufour : De plus en plus de clients l’acceptent, environ 60 %. Nous calculons l’empreinte de tout l’événement sur une matrice, et nous proposons de contribuer à des projets certifiés, que le client peut choisir lui-même. Cela représente un surcoût, mais nous y contribuons à hauteur de 20 %.
More and more customers are accepting this, around 60%. We calculate the footprint of the entire event on a matrix, and we offer to contribute to certified projects, which the customer can choose for themselves. This represents an additional cost, but we contribute 20%.
Loïc Morvan, directeur général de Eko Events / Managing Director of Eko Events
« Nos voyages se font exclusivement en train » “We travel exclusively by train”
Quel est le positionnement d’Eko Events ? How is Eko Events positioned?
Loïc Morvan : À la création de l’agence en 2007, nous organisions déjà des événements à caractère sportif et écologique. Le respect de l’environnement est ancré dans notre ADN. Nous avons été précurseurs sur le sujet de la RSE ! Qui plus est, notre statut d’entreprise à mission depuis deux ans renforce notre raison d’être.
When the agency was set up in 2007, we were already organising sporting and ecological events. Respect for the environment is part of our DNA. We were pioneers on the subject of CSR! What’s more, our status as a company with a mission for the past two years reinforces our raison d’être.
Comment se traduit ce parti pris en matière de transport ? What does this mean for transport?
Loïc Morvan : Le point de bascule est intervenu post-Covid-19, en 2021. Il marque la date de notre ultime événement organisé avec un transport en avion. À l’époque, nous avons choisi la destination Budapest pour célébrer le rapprochement entre deux groupes, sur le mode d’un enterrement de vie de garçon. Le film « Very Bad Trip » s’est transformé en « Very Buda Trip ». Depuis, nous proposons exclusivement des destinations accessibles en train.
The tipping point came after Covid-19, in 2021. It marked the date of our last event to be organised using air transport. At the time, we chose Budapest as the destination to celebrate the coming together of two groups, in the style of a stag party. The film “Very Bad Trip” became “Very Buda Trip”. Since then, we’ve only offered destinations that are accessible by train.
Quelles sont ces destinations ? What are these destinations?
Loïc Morvan : Bruxelles est une ville très accessible en train, où tous les trajets sur place peuvent être facilement réalisés à pied, c’est un vrai plus pour un événement écoresponsable. C’est une capitale européenne particulièrement verdoyante, avec 80 000 hectares de parcs, jardins et bois. Plus loin, on propose Anvers et Amsterdam, mais le budget est plus élevé. Londres est plus compliquée à vendre depuis le Brexit, car il faut un passeport et un visa. Depuis peu, nous regardons du côté de Milan, accessible en train de jour ou de nuit. L’Allemagne est aussi dans nos tablettes, car Cologne et Francfort sont des villes proches.
Brussels is easily accessible by train, and all journeys to and from the event can be made on foot – a real plus for an eco-responsible event. It’s a particularly green European capital, with 80,000 hectares of parks, gardens and woods. Further afield, there are Antwerp and Amsterdam, but the budget is higher. London has been harder to sell since Brexit, because you need a passport and a visa. Recently, we’ve been looking at Milan, which is accessible by day or night train. Germany is also on our radar, as Cologne and Frankfurt are close by.
Localement, en quoi consiste un événement durable ? Locally, what is a sustainable event?
Loïc Morvan : Quand on veut limiter l’empreinte d’un événement, on agit sur deux postes qui représentent 90 % de l’énergie : le transport et l’alimentation. Sur place, à Bruxelles par exemple, nous privilégions les mobilités douces, à pied ou à vélo. Nos traiteurs préparent des repas végétariens de préférence, en circuit court, et les restaurants prônent l’économie circulaire et l’inclusivité. Nous choisissons des prestataires hôteliers qui bénéficient d’un label d’excellence en matière de responsabilité environnementale. La notion d’utilité sur place est primordiale. À l’étranger, comme en France d’ailleurs, nous menons des actions sociales.
When we want to limit the footprint of an event, we act on two areas that account for 90% of energy: transport and food. On site, in Brussels for example, we favour soft mobility, on foot or by bike. Our caterers preferably prepare vegetarian meals, using short distribution channels, and the restaurants promote the circular economy and inclusiveness. We choose hotel service providers who have been awarded a label of excellence for environmental responsibility. The notion of local usefulness is essential. Abroad, as in France, we carry out social initiatives.
Est-ce que vous proposez une compensation carbone ? Do you offer carbon offsetting?
Loïc Morvan : Nous proposons désormais aux clients de contribuer à hauteur de 0,5 % du montant total HT de l’événement. Nous versons également le même pourcentage, ce qui revient à un total de 1 %, que nous répartissons entre quatre associations : All4Trees, qui reboise, l’Aspas, qui protège les animaux sauvages, le Chaînon Manquant, qui lutte contre le gaspillage alimentaire, et Afuté, qui forme les handicapés. En 2024, nous avons donc reversé 80 000 euros à ces quatre structures, soit 20 000 à chacune.
We are now offering customers the opportunity to contribute 0.5% of the total cost of the event, excluding VAT. We also pay the same percentage, for a total of 1%, which we split between four associations: All4Trees, which reforests, Aspas, which protects wild animals, Chaînon Manquant, which combats food waste, and Afuté, which trains disabled people. In 2024, we donated €80,000 to these four organisations, i.e. €20,000 to each.
Anne-Sophie Azzopardi, directrice associée chez Hopscotch Event / Associate Director of Hopscotch Event
« Nous donnons du sens au temps collectif » “We give meaning to collective time”
Comment Hopscotch Event prépare un événement durable à l’étranger ? How does Hopscotch Event prepare a sustainable event abroad?
Anne-Sophie Azzopardi : Nous sommes certifiés IS0 20121 depuis 13 ans, et à l’interne, nous avons un comité RSE qui se réunit deux fois par mois. En clair, nous savons comment fournir une approche durable d’un brief, que ce soit en France ou à l’étranger. Cela passe par l’organisation de team buildings solidaires, par l’appel à des traiteurs éthiques, par la revalorisation des déchets. Nous donnons du sens au temps collectif.
We have been IS0 20121 certified for 13 years, and internally we have a CSR committee that meets twice a month. Clearly, we know how to provide a sustainable approach to a brief, whether in France or abroad. We do this by organising team-building events, using ethical caterers and recycling waste. We give meaning to collective time.
Quelles sont les actions récentes que vous avez organisées ? What recent actions have you organised?
Anne-Sophie Azzopardi : Au Portugal, nous avons encadré un nettoyage de plage. Au Maroc, les participants ont passé une matinée de bénévolat pour la réinsertion de jeunes. À Athènes, lors de notre propre convention, nous avons participé à la confection de repas pour des maraudes de nuit. Je donne aussi l’exemple des JO à la marina de Marseille, l’été dernier, où nous avons créé une « upcycling road » : sur 33 tonnes de déchets, 84 % ont été recyclés. Et, bien sûr, nous proposons une compensation carbone de l’événement, que le client peut accepter ou non.
In Portugal, we supervised a beach clean-up. In Morocco, the participants spent a morning volunteering for the reintegration of young people. In Athens, at our own convention, we helped to prepare meals for night outreach workers. Another example is the Olympic Games at the Marseilles marina last summer, where we created an ‘upcycling road’: out of 33 tonnes of waste, 84% was recycled. And, of course, we offer carbon offsetting for the event, which the customer can accept or reject.
Un événement écoconçu coûte-t-il plus cher ? Does an eco-designed event cost more?
Anne-Sophie Azzopardi : Le contenu change, pas le prix. En réutilisant du matériel sans le fabriquer sur mesure, par exemple, le coût reste identique. En fonction du pays, le prix peut évoluer. Les destinations nordiques, où le respect de l’environnement est très présent, sont plus chères. C’est donc un équilibre à trouver.
The content changes, not the price. For example, by reusing equipment without making it to measure, the cost remains the same. Depending on the country, the price may change. Northern destinations, where respect for the environment is very much in evidence, are more expensive. So it’s a question of balance.
Lola Barraud, référente RSE chez Pulséa / CSR Coordinator at Pulséa
« Nous recherchons des prestataires locaux engagés » “We are looking for committed local service providers”
Pour Pulsea, que signifie de concevoir un événement écoresponsable à l’étranger ? What does it mean for Pulsea to organise an eco-responsible event abroad?
Lola Barraud :Pour éviter d’émettre trop de CO2, nous proposons des destinations proches, comme la Belgique, accessible en train ou en covoiturage. Le train permet une première approche lors d’un séminaire. Nous avons monté un voyage à Édimbourg, via Londres avec l’Eurostar, une vraie sensation d’aventure ! Sur place, les villes choisies doivent offrir une mobilité douce en tram ou à vélo, ce qui évite de prendre l’autocar. Nous étudions à l’avance les distances à pied entre les différents lieux fréquentés. Nous avons lancé aussi une nouvelle forme de communication autour de l’événement, sans papier, sous forme d’un mini site digital, 100 % personnalisable.
To avoid emitting too much CO2, we suggest nearby destinations, such as Belgium, which can be reached by train or car-sharing. The train is a great way to get a first impression of a seminar. We’ve put together a trip to Edinburgh, via London on the Eurostar – a real sense of adventure! On site, the towns chosen must offer easy mobility by tram or bicycle, so there’s no need to take the coach. We study in advance the walking distances between the different places we visit. We’ve also launched a new, paperless form of communication around the event, in the form of a 100% customisable digital mini site.
Proposez-vous des destinations accessibles en avion ? Do you offer destinations that are accessible by air?
Lola Barraud : Oui, nous proposons des moyen-courrier, comme l’Espagne et le Portugal. Quelle que soit la destination, nous cherchons des prestataires locaux engagés, qui respectent les circuits courts. Nous organisons des rallyes à vélo, des challenges de réduction de déchets comme à Malte ; le but est de faire passer un message tout en s’amusant. De même, nous suggérons systématiquement aux clients une compensation carbone, en partenariat avec Tree-Nation qui reforeste. Cette action a un coût, nous ne le cachons pas.
Yes, we offer medium-haul destinations such as Spain and Portugal. Whatever the destination, we look for committed local service providers who respect short circuits. We organise cycle rallies and waste reduction challenges, as in Malta; the aim is to get a message across while having fun. We also systematically suggest that customers offset their carbon footprint, in partnership with Tree-Nation, which reforests. We make no secret of the fact that this action comes at a cost.
Quel est l’engagement de l’agence ? What is the agency’s commitment?
Lola Barraud : Depuis 2024, nous contribuons auprès de quatre associations, à raison d’un euro par participant. Nous avons ainsi versé 6000 euros de dons à des structures médicales et sociales en France. Bien sûr, nous incitons nos clients à faire de même.
Since 2024, we’ve been contributing one euro per participant to four charities. As a result, we have donated 6,000 euros to medical and social organisations in France. Of course, we encourage our customers to do the same.